全国70拠点の小口現金を廃止へ！エフビー介護サービスが「バクラク」導入で実現した経費精算・請求書処理のDXと生産性向上

目次（content）

イントロダクション：介護現場のDXが加速！エフビー介護サービスが「バクラク」で業務改革
直面していた課題：全国約70拠点の「小口現金」と煩雑な事務作業の重荷
「バクラク」導入でどう変わったか？劇的な業務効率化とコスト削減の全貌
導入の決め手：現場の声を反映した「使いやすさ」と「コストパフォーマンス」
スタートアップが学ぶべきDX推進のヒント
「バクラク」導入のメリット・デメリット（多角的分析）
1. メリット
2. デメリット
まとめ：介護業界のDXが切り拓く、より創造的な未来へ
関連情報

イントロダクション：介護現場のDXが加速！エフビー介護サービスが「バクラク」で業務改革

介護業界は、利用者のケアに集中するためにも、バックオフィス業務の効率化が喫緊の課題となっています。特に、全国に多数の拠点を展開する企業では、小口現金管理や経費精算、請求書処理といった事務作業が大きな負担となりがちです。もし、あなたの会社でも同様の悩みを抱えているなら、この事例はきっと、DX推進の背中を押してくれるはずです。

今回ご紹介するのは、東証スタンダード上場企業であるエフビー介護サービス株式会社が、業務効率化AIクラウドサービス「バクラク」シリーズを導入し、全国約70拠点にわたる業務改革を断行した事例です。

直面していた課題：全国約70拠点の「小口現金」と煩雑な事務作業の重荷

エフビー介護サービスが「バクラク」導入以前に抱えていた課題は、多くの企業、特に多拠点展開する企業にとって共通の悩みだったかもしれません。

小口現金管理の非効率性: 全国約70の各拠点で小口現金による支払いや立替精算が行われており、現金の管理、出納帳の記入、照合に多くの時間を要していました。これは、経理部門だけでなく、現場の従業員にとっても大きな負担でした。
従業員の事務作業負担: 立替精算の申請作業自体が、従業員のコア業務を圧迫していました。
紙の請求書と手入力: 月間約1,200件の請求書のうち約8割が紙で届き、手入力による仕訳対応に多大な工数がかかっていました。このため、BPOサービス（外部委託）に頼らざるを得ない状況でした。
システム分断による煩雑さ: 経費精算、請求書処理、法人カード利用といった支出管理のプロセスが複数のシステムに分かれていたため、入力ミスや確認作業が増え、管理が複雑化していました。
過去のシステム導入の限界: 電子帳簿保存法改正時に他社システムを導入したものの、複数のシステムを併用したことで連携に制限があり、現場からの不満が解消されない状況でした。

これらの課題は、生産性の低下、人件費や外注費の増加、そして従業員のストレスへと繋がっていたことでしょう。

「バクラク」導入でどう変わったか？劇的な業務効率化とコスト削減の全貌

エフビー介護サービスは、経費精算業務の抜本的なアップデート、システムの一元化、そしてキャッシュレス化を方針に掲げ、「バクラク」シリーズの導入を決定しました。その結果、以下のような劇的な変化と効果が生まれています。

1. 全国規模のキャッシュレス化で生産性向上とコスト削減

「バクラクビジネスカード」を全国約70拠点に配布することで、長年の課題であった小口現金の廃止を実現しました。これにより、現金管理や出納帳の記入・照合にかかっていた工数を大幅に削減。また、「バクラク経費精算」のスマートフォンアプリを活用することで、現場の従業員はいつでもどこでも手軽に経費申請・承認ができるようになり、立替精算に伴う事務作業の負担が大幅に軽減されました。

2. AIがもたらす経費精算・請求書処理の革新：正確性とスピードの両立

「バクラク」シリーズの最大の特長である最先端AI機能が、業務の質を大きく向上させました。

経費精算の自動化: AI-OCRによる領収書の自動読み取り、税区分の自動判定、支払情報の自動補完により、処理スピードと正確性が向上。
ミスの未然防止: AIによる自動アラート機能が、二重申請や予算超過を未然に防ぎ、手戻り作業を大幅に削減しました。これにより、拠点数の多さに起因する申請伝達の遅延や紙の差し戻しも解消されています。
請求書処理の効率化: 「バクラク請求書受取」では、AIが請求書や領収書をわずか数秒でデータ化し、自動で仕訳まで行うため、月間1,200件もの請求書処理における手入力工数を大幅に削減。これまでBPOサービスに頼っていた業務の内製化もサポートし、外注費の削減にも繋がっています。

3. 分散していた支出管理の一元化で内部統制を強化

これまでは経費精算、請求書処理、法人カード利用といった支出管理のプロセスが複数のシステムに分断されていましたが、「バクラク」シリーズでこれらを統合。一連の業務がシームレスに繋がり、無駄のないフローを実現しました。これにより、管理の煩雑さが解消され、内部統制の強化にも貢献しています。

導入の決め手：現場の声を反映した「使いやすさ」と「コストパフォーマンス」

エフビー介護サービス株式会社経理財務部の田中様は、システム選定の軸として「現場での使いやすさ」を最も重視したとコメントしています。複数のシステムを導入していたことによる不満を解消するため、システムの一元化が不可欠でした。小口現金の廃止に向けたキャッシュレス決済への対応や、その他の要望を全てクリアし、かつコストパフォーマンスが高かったことが導入の決め手となったそうです。また、初回打ち合わせから約1年という長期間にわたり、営業担当者から親身なサポートを受けられたことも、不安なく導入を決められた理由として挙げられています。

「バクラク」が頻繁に機能アップデートを行っている点も魅力であり、今後のさらなる使いやすさや新機能追加への期待も語られています。

スタートアップが学ぶべきDX推進のヒント

エフビー介護サービスの事例から、特にスタートアップや中小企業がDXを推進する上で学べることは多岐にわたります。

課題解決の視点: まずは現場の「困った」に真摯に耳を傾けることが重要です。具体的な課題が明確になれば、それに合うソリューションを見つけやすくなります。
システム統合の価値: 複数のシステムを導入するよりも、経費精算、請求書処理、法人カードなどを一元的に管理できる統合型ソリューションを選ぶことで、業務フローがシームレスになり、管理コストも削減できます。
AI活用の可能性: 繰り返し発生する手入力作業や確認作業は、AIに任せることで、従業員はより創造的なコア業務に集中できるようになります。これは生産性向上に直結します。
長期的な視点: 導入後のサポート体制や、システムの機能拡張性、アップデート頻度なども重要な選定基準です。ビジネスの変化に柔軟に対応できるシステムを選ぶことが、将来的な競争力強化に繋がります。

「バクラク」導入のメリット・デメリット（多角的分析）

メリット

大幅な業務時間短縮とコスト削減: 小口現金管理、手作業での精算・仕訳、紙の請求書処理にかかる時間が大幅に削減され、人件費やBPOサービスへの外注費の削減に貢献します。
従業員の負担軽減と満足度向上: 現場の従業員がスマートフォンアプリで手軽に申請できるようになり、事務作業のストレスが減ることで、本来の業務に集中できる時間が増え、従業員満足度が向上します。
全社的なキャッシュレス化とデータの一元管理: 現金管理の手間がなくなり、支出データが「バクラク」に集約されることで、経営状況の可視化や迅速な意思決定に役立ちます。
内部統制の強化とミスの防止: AIによる自動チェックやアラート機能、ワークフローの明確化により、不正やミスを未然に防ぎ、企業のガバナンス強化に繋がります。
将来的な競争力強化: グループ会社への展開も視野に入れることで、組織全体の業務効率化と生産性向上が見込まれ、競争優位性を確立する基盤となります。

デメリット

導入初期の学習コストやシステム移行の手間: 新しいシステムを導入する際には、従業員の学習期間や、既存データ移行、運用ルール変更などの手間が発生します。
新しいシステムへの慣れが必要な期間: 特に小口現金に慣れていた従業員にとっては、キャッシュレス化やアプリでの申請に慣れるまで、一時的に戸惑いを感じるかもしれません。
きっと、一部の従業員はキャッシュレスへの移行に戸惑うでしょう。 しかし、これは新しい働き方への適応期間と捉え、丁寧な説明やサポート体制で乗り越えることが可能です。

まとめ：介護業界のDXが切り拓く、より創造的な未来へ

エフビー介護サービス株式会社の「バクラク」導入事例は、介護業界に限らず、多くの企業が抱えるバックオフィス業務の課題を、AIを活用したDXで解決できることを示しています。煩雑な事務作業から解放され、従業員が本来のコア業務、つまり利用者のケアやサービスの質向上に集中できる環境を整えることは、企業の持続的な成長に不可欠です。