DXしたはずなのに仕事が増えた？kintoneと電子契約の「分断」が招く見えないコストと法務リスクを解決する鍵

目次（content）

調査で浮き彫りになった「DXの落とし穴」
あなたの会社も当てはまる？「分断」が招く3つの課題
「導入」から「統合」へ：課題解決の鍵はシステム連携
連携が生み出す「非効率からの解放」：導入後の具体的なメリット
導入を検討しているあなたへ：トヨクモからのメッセージ
まとめ：あなたのDXを成功に導くために
さらに詳しく知りたい方へ

調査で浮き彫りになった「DXの落とし穴」

トヨクモ株式会社が、kintoneと電子契約サービスを未連携で併用する企業の契約業務担当者106名を対象に行った「kintone利用企業における契約業務の実態調査」では、DX推進の裏側で隠れていた「見えない確認コスト」と「法務リスク」が浮き彫りになりました。

具体的には、

電子契約導入企業の39.6%で、kintoneと電子契約サービスの両方を確認する「二重チェック」が常態化。
システムの不全を補うため、4人に1人（23.6%）が契約更新日管理などで「Excelや管理表」への先祖返りを余儀なくされている。
担当者の50.0%が「どのデータが最新か不明」な状態にストレスを感じており、誤った情報参照のリスクが高まっている。

このような結果は、単にツールを導入するだけでは真のDXとは言えず、むしろ業務を複雑化させ、企業の生産性や競争力を阻害する要因となりかねないことを示唆しています。

あなたの会社も当てはまる？「分断」が招く3つの課題

1. 生産性を阻害する「二重確認」の常態化

kintoneで顧客情報や案件を管理し、電子契約サービスで契約を締結する。この二つのプロセスが分断されていると、担当者は「情報や契約書を探すために両方のシステムを確認している」と回答しています。実に46.2%が「月に数回以上」この二重確認を行っており、高機能なSaaSを導入したにもかかわらず、現場では目視によるアナログな確認作業が新たなボトルネックとなっています。これは、せっかくのDX投資が「生産性向上」に繋がっていない典型的な例と言えるでしょう。

2. DXの逆行「Excel管理」への先祖返り

最も看過できないのは、システム分断の解決策として、公式なシステム外に「第3の管理簿」が生まれている点です。回答者の23.6%が、契約更新日や期限を管理するために「別途Excelや管理表を作成・運用している」と回答しました。クラウド上で完結するはずの業務がローカルファイル管理に戻ることは、DXの逆行であるだけでなく、「データの属人化」や「更新漏れ」といった重大なリスクを誘発します。特にスタートアップ企業にとって、限られたリソースの中で「コスト削減」や「外注費削減」を目指す上で、このようなシャドーITは将来の成長を妨げる足かせになりかねません。

3. 法務リスクを高める「データの不整合」

業務上の最大の課題として挙がったのは、「契約情報が分散しており、どちらが最新か確認すること（50.0%）」でした。これは単なる手間の問題を超え、企業の「法務ガバナンス」を揺るがす重大な課題です。「どちらが正かわからない」状態は現場担当者に心理的負担を与え、誤った契約情報を参照してしまうリスクを高めます。このような状況は、企業の「競争力強化」にも影響を及ぼしかねません。

「導入」から「統合」へ：課題解決の鍵はシステム連携

本調査は、ツールを「点」で導入するだけではROI（投資対効果）が最大化されず、むしろ管理コストを増大させるリスクを示唆しています。特に契約業務のようなクリティカルな領域において、データの分断は致命的です。

トヨクモ株式会社は、この「情報の分断」こそが企業の生産性を阻害する要因であると捉え、システム連携による抜本的な解決策を提案しています。kintone連携サービス（PrintCreator等）を活用し、データを「つなぐ」ことで、kintoneは単なるデータベースから、契約締結・管理まで完結する「ビジネスOS」へと進化します。データ入力を起点とし、締結後の保管までを人の手を介さず自動で完結させる「統合」こそが、非効率からの解放を実現する鍵なのです。

連携が生み出す「非効率からの解放」：導入後の具体的なメリット

生産性向上とコスト削減

システム連携により、情報の二重確認や手動での転記作業が不要になります。これにより、「確認時間の短縮」はもちろん、「転記ミスや更新漏れの防止」にも大きく貢献します。結果として、業務にかかる時間的コストや人的コストが削減され、大幅な「生産性向上」と「コスト削減」が期待できます。これは、特にリソースが限られるスタートアップ企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

法務リスクの低減と競争力強化

契約情報が一元管理され、常に最新のデータにアクセスできる環境が整うことで、「データの不整合」による法務リスクを大幅に低減できます。これにより、企業の「法務ガバナンス」が強化され、安心して事業を推進できるようになります。業務効率化によって生まれた時間を、より戦略的な業務や顧客対応に充てることで、結果的に企業の「競争力強化」へと繋がります。

スタートアップが学ぶべきこと

スタートアップは成長フェーズにおいて、多くのSaaSを導入しがちです。しかし、初期段階から各ツールの連携を意識し、データの「分断」を避けることが極めて重要です。手動でのExcel管理や二重チェックは、一見小さな手間でも、事業が拡大するにつれて莫大な「見えないコスト」となり、成長の足かせとなります。トヨクモの提案する「統合」の思想は、限られたリソースで最大限の効率を出し、持続的な成長を支えるための重要な学びとなるでしょう。

導入を検討しているあなたへ：トヨクモからのメッセージ

トヨクモ株式会社代表取締役社長の山本裕次氏は、本調査結果を受けて次のようにコメントしています。

「本調査で明らかになった『Excel管理への逆戻り』は、現場の皆様が日々の業務をなんとか回そうとした、苦肉の策と言えるでしょう。便利なはずのツールが分断されているせいで、『確認』や『転記』といった、本来なら不要な作業に時間を奪われています。

kintoneと電子契約、それぞれのツールは優秀でも、繋がっていなければデジタルの良さを打ち消し合い、かえって現場の負担になりかねません。解決には、kintone内のデータを『唯一の正解』とし、kintone連携サービス『PrintCreator（プリントクリエイター）』等を用いてワンクリックで契約書を生成、締結まで完結させるプロセスが不可欠です。

私たちは、これらのツールをシームレスにつなぐことで、皆様を非効率なルーチンワークから解放し、より創造的な業務に集中できる環境を提供してまいります。」

まとめ：あなたのDXを成功に導くために

DXは、単に最新のツールを導入することではありません。本当に大切なのは、それぞれのツールが持つ力を最大限に引き出し、いかに連携させ、一つのスムーズな業務フローとして機能させるかです。kintoneと電子契約サービスの連携は、契約業務における「見えないコスト」を削減し、「法務リスク」を低減するだけでなく、企業の「生産性向上」と「競争力強化」に直結します。

もし貴社が、DXを進めたはずなのに業務が複雑化していると感じているなら、ぜひシステム連携による「統合」を検討してみてください。トヨクモのkintone連携サービスは、あなたのDXを成功に導き、より本質的な業務に集中できる環境を提供してくれるはずです。