イベント運営の「困った」を解決！「TIMEWELL BASE」が「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」で実現した感動と効率化

イベントを企画・運営する中で、「もっと効率的にできないだろうか？」「参加者にもっとスムーズな体験を提供できないか？」といった悩みを抱えている方は少なくないでしょう。特に、大規模なイベントや特別な配慮が必要なイベントでは、その課題はさらに大きくなります。

今回ご紹介するのは、障がいのあるお子さんとそのご家族のための国際的なプログラム「ドリームデイ・アット・ザ・ズー 2025 in アドベンチャーワールド」に、イベント管理プラットフォーム「TIMEWELL BASE」が導入された事例です。この導入が、イベント運営にどのような変革をもたらし、参加者にどのような感動を提供したのか、詳しく見ていきましょう。

「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」とは？：心温まるイベントの背景

「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」は、障がいのあるお子さんとそのご家族を動物園や水族館に招待し、気兼ねなく楽しいひとときを過ごしてもらうことを目的とした国際的なプログラムです。和歌山ドリデイ実行委員会は、アドベンチャーワールドを貸し切るという形で、この心温まるイベントを開催しています。

このイベントは、参加者にとって忘れられない思い出を作る貴重な機会であり、運営側には細やかな配慮とスムーズな進行が求められます。

イベント公式サイト：https://aws-dream.com/

導入前の課題：運営を悩ませた「アナログの壁」

2025年11月5日に開催された「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」には、約1,200組ものご家族から応募がありました。これだけ大規模なイベントとなると、運営側には以下のような多くの課題が立ちはだかります。

応募管理の複雑さ: 数多くの応募の中から重複をチェックし、参加者のステータスを管理する手間。
抽選作業の負担: 公平性を保ちつつ、膨大なデータを整理し、抽選から当落連絡までを手作業で行う時間と労力。
問い合わせ対応の多さ: 応募内容の確認や修正に関する参加者からの問い合わせに個別に対応する負荷。
当日の受付混雑: 多くの参加者が一斉に来場する際の受付作業のボトルネック。
招待状発送のコストと手間: 物理的な招待状の作成、印刷、発送にかかる費用と時間、そして発送ミスへの懸念。

これらの課題は、運営の生産性を低下させるだけでなく、本来イベントの準備に注ぐべきリソースを奪い、結果として参加者体験にも影響を与えかねません。

「TIMEWELL BASE」が提供する解決策：イベント運営をスマートに変革

和歌山ドリデイ実行委員会は、これらの課題を解決するため、株式会社TIMEWELLが提供するイベント管理プラットフォーム「TIMEWELL BASE」を導入しました。TIMEWELL BASEは、応募受付から当日受付まで、参加者と運営側の双方にとってスムーズな体験を実現するための多様な機能を備えています。

高度な抽選機能

自動重複チェック機能: 電話番号やメールアドレスでの重複応募を自動で検知し、公平な抽選を支援します。
ステータス管理: 応募者の状態（応募中/当選/落選など）を一元的に管理できるため、状況把握が容易になります。

QR受付システム

当日専用QRコード: 各参加者に固有のQRコードを発行し、スムーズな入場を可能にします。
リアルタイム受付確認: 受付状況をその場で確認できるため、現場のオペレーションが最適化されます。
マイチケット機能: 参加者が自身の参加情報を確認できるページを提供し、安心感を与えます。

参加者自身による情報管理

登録内容の確認・修正: 応募後に参加者自身が登録内容を確認・修正できるため、運営への問い合わせを大幅に削減します。

柔軟なデータ管理

CSV出力機能: 応募情報を必要な形式でエクスポートでき、多様な分析や連携に活用できます。
参加者情報の一元管理: すべての情報を一つのプラットフォームで管理することで、情報の散逸を防ぎます。

導入効果：数字で見る劇的な変化と参加者の笑顔

TIMEWELL BASEの導入は、イベント運営に目覚ましい変化をもたらしました。その効果は、具体的な数字と担当者の声に表れています。

業務効率化の大幅な実現

応募期間中のお問い合わせ数が大幅減少: 昨年48件だった問い合わせが、TIMEWELL BASE導入後はわずか6件に激減しました。参加者自身で情報修正できる仕組みが、運営側の対応負荷を大幅に軽減しました。
抽選確定までのリードタイムが8〜10日 → 約1時間に短縮: 従来はデータ整理、抽選、当落メール送付までに約8〜10日を要していましたが、TIMEWELL BASEではサイト内で自動重複チェック機能を用いた応募者の情報整理が完結し、そのまま一括連絡が可能になりました。これは驚異的な生産性向上です。
招待状送付にかかる時間とコストを大幅削減: 発送依頼から到着まで約10日かかっていた招待状送付業務が不要になり、発送間違いもゼロに。さらに、約70万円の発送コストが削減されました。これは明確なコスト削減効果です。
運営工数を半分以下に削減: 申し込みフォーム作成、受付開始/終了管理、データ整理・CSV化、サーバー管理、当選者への連絡など、多くの手作業が不要となり、担当者からは「工数は体感で半分以下」との声が上がっています。

参加者満足度の向上

確実で透明性の高い情報管理: 応募直後に確認メールが自動送信され、参加者は自身の登録内容をいつでも確認・修正可能になりました。これにより情報の行き違いが防止され、安心して応募できる環境が提供されました。
受付オペレーションの効率化と可視化を実現: QR受付に対応したことで、受付時間の短縮と混雑防止に貢献。リアルタイムでの入場状況把握により、現場オペレーションの最適化が可能になり、参加者はよりスムーズに入場できました。

和歌山ドリデイ実行委員会の担当者からは、「応募情報の管理や重複の管理、CSVに書き出して一括でまとめられたり、ステータスも把握しやすかったので、導入してみてとても良いソリューションだと感じています」「従来の⽅法と⽐べて、本当に⼿数な部分が全部省略できて、すごく助かりました」といった声が寄せられています。

多角的分析：TIMEWELL BASEがもたらすビジネス価値

この事例は、イベント運営におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）が、いかに多岐にわたるビジネス価値を生み出すかを明確に示しています。

生産性向上とコスト削減

応募管理、抽選、当落連絡、当日受付といった一連のプロセスをデジタル化・自動化することで、人的リソースを大幅に削減し、運営工数を半減させました。特に、招待状発送コスト70万円の削減は、運営予算に大きなプラス効果をもたらし、他の重要な活動にリソースを振り向けることが可能になります。

競争力強化と外注費削減

イベント運営の効率化は、イベント自体の品質向上にも直結します。スムーズな参加者体験はイベントのブランドイメージを高め、来場者の満足度を向上させます。また、多くの手作業や外部業者への委託が不要になることで、外注費の削減にも繋がります。これにより、イベント主催者はより本質的な企画や内容の充実に集中できるようになります。

スタートアップが学べること：顧客の「声」が成功の鍵

この成功事例から、スタートアップ企業が学ぶべき重要な教訓がいくつかあります。

具体的な課題解決へのコミットメント: TIMEWELL BASEは、イベント運営者が直面する具体的な「困りごと」に焦点を当て、それらを解決する機能を提供しています。顧客の課題を深く理解し、その解決に全力を尽くす姿勢が重要です。
ユーザーフレンドリーな設計: 参加者自身が情報修正できる機能や、直感的なQR受付システムは、運営側の負担を減らすだけでなく、参加者満足度も高めます。使いやすさを追求することが、サービスの普及に繋がります。
継続的な改善と顧客フィードバックの活用: 和歌山ドリデイ実行委員会からの「来年度に向けてさらなる機能改善のご要望」に応える姿勢は、サービスの長期的な成長に不可欠です。顧客の声を真摯に受け止め、製品やサービスを継続的に進化させることで、より多くのユーザーに選ばれる存在となります。

株式会社TIMEWELLの安藤義記氏も、「実行委員会の皆様からいただいたご要望を一つひとつ形にしていく中で、イベント成功への想いを強く感じました。いただいたフィードバックを活かし、来年度はさらに進化したTIMEWELL BASEをお届けします」と述べており、顧客との共創がサービスの進化を加速させていることが伺えます。

導入を検討している方へ：TIMEWELL BASEのメリット

もしあなたがイベント運営の効率化や参加者満足度の向上を目指しているのであれば、TIMEWELL BASEは強力な味方となるでしょう。

メリット

圧倒的な業務効率化: 応募管理、抽選、受付、データ整理といった煩雑な作業を自動化し、運営工数を大幅に削減します。
大幅なコスト削減: 招待状の発送費用や人件費など、直接的なコストを削減できます。
問い合わせ対応の負担軽減: 参加者自身による情報管理機能により、運営への問い合わせ件数が激減します。
参加者満足度の向上: スムーズな応募から入場までの体験を提供し、イベント全体の満足度を高めます。
データの一元管理: 必要な情報がすべてプラットフォーム上で管理され、分析や次回の企画に活用できます。
柔軟なカスタマイズ性: 中小規模から1,000組を超える大規模イベントまで、イベントの規模や目的に応じて機能をカスタマイズ可能です。

イベント運営における「困った」を解決し、より本質的なイベント体験の創造に集中できるよう、TIMEWELL BASEのようなデジタルツールを導入することは、これからの時代に不可欠な選択肢と言えるでしょう。

まとめ：未来のイベント運営を支えるプラットフォーム

「ドリームデイ・アット・ザ・ズー 2025 in アドベンチャーワールド」におけるTIMEWELL BASEの導入事例は、イベント管理プラットフォームがもたらすDXの大きな可能性を示しています。業務効率化、コスト削減、そして何より参加者の笑顔と満足度向上。これらは、デジタル技術がもたらす真の価値です。

TIMEWELL BASEは、お客様の声を反映しながら継続的に進化し、より多くのイベント主催者の課題解決に貢献していくことでしょう。イベント運営の未来をより豊かにするために、TIMEWELL BASEのような革新的なソリューションの活用をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

TIMEWELL BASE サービスサイト：https://base.timewell.jp/

株式会社TIMEWELL：https://timewell.jp/