自治体DXを加速！紙の家屋台帳問題を解決する「HOUSCAN」が埼玉県小鹿野町で導入された理由と、そのメリット・デメリットを徹底解説

目次（content）

自治体の長年の課題「紙の家屋台帳問題」を解決するDXの波
「HOUSCAN」とは？自治体DXの新たな一手
「HOUSCAN」導入がもたらすメリットと「HOUSTRAGE」が実現する効率化
成功事例に学ぶ：埼玉県小鹿野町の挑戦
スタートアップが学べること：DX推進のヒント
導入後のメリット・デメリット（考慮すべき点）
1. メリット
2. デメリット（導入時に考慮すべき点）
今後の展望とまとめ
1. 関連情報

自治体の長年の課題「紙の家屋台帳問題」を解決するDXの波

多くの自治体が、日々膨大な量の書類と向き合っています。中でも、固定資産税の課税や行政管理に不可欠な「家屋台帳」は、その起源が江戸時代にまでさかのぼる歴史ある帳簿でありながら、現代のデジタル化の波の中で、さまざまな課題を抱えていました。

保管スペースのひっ迫: 紙の台帳は物理的なスペースを必要とし、庁舎の手狭化とともに保管場所の確保が困難になっています。
検索時間のロス: 大量の紙台帳の中から必要な情報を手作業で探し出すには、膨大な時間と労力がかかります。
経年劣化による取り扱いの困難さ: 長年の利用により紙台帳は劣化し、慎重な取り扱いが求められます。
災害時のリスク: 水害や火災など万が一の災害が発生した場合、紙台帳の棄損は業務に深刻な支障をきたす恐れがあります。

これらの課題は、自治体の業務効率を低下させるだけでなく、住民サービスにも影響を与えていました。そんな中、NTT-ATエムタックと株式会社アイ・エス・エス（ISS）がタッグを組み、この長年の課題を解決する家屋台帳電子化サービス「HOUSCAN」の提供を開始しました。

「HOUSCAN」とは？自治体DXの新たな一手

「HOUSCAN」は、自治体で扱う紙の家屋台帳を電子化（PDF化）し、さらに検索用の基本情報を抽出して提供する画期的なサービスです。ISSの高度なスキャニング技術とペーパーソリューションノウハウ、そしてエムタックのソフトウェア開発力と家屋評価業務に関する深い知見が融合することで誕生しました。

このサービスが一般的なスキャニングサービスと異なるのは、単に紙の台帳を電子化するだけでなく、家屋台帳ファイリングシステム「HOUSTRAGE」での管理を可能にするための基本情報（所在地、所有者、構造、面積など）をCSVデータとして作成する点にあります。これにより、既存の家屋評価業務支援システム「HOUSAS」で評価した新しい家屋データと、紙台帳で管理してきた従来の家屋データを「HOUSTRAGE」上で区別なく一元的に管理できるようになり、業務効率が格段に向上します。

「HOUSCAN」導入がもたらすメリットと「HOUSTRAGE」が実現する効率化

「HOUSCAN」と「HOUSTRAGE」の導入は、自治体にとって多岐にわたるメリットをもたらします。

生産性向上とコスト削減

検索時間の短縮: 大量の紙台帳から手作業で情報を探し出す手間がなくなり、必要な情報を瞬時に検索できます。これにより、職員の作業時間を大幅に削減し、本来の業務に集中できる時間を増やします。
手入力作業の削減: 電子化されたデータは情報連携が容易になり、紙台帳からの手入力作業を減らし、ヒューマンエラーのリスクも低減します。
保管スペースの削減: 膨大な紙台帳の保管スペースが不要となり、庁舎内の有効活用や、新たなスペース確保にかかるコストを削減できます。
紙・印刷コストの削減: ペーパーレス化が進むことで、紙の購入費や印刷費、さらには台帳の修繕費といったランニングコストも抑えられます。

住民サービス向上と競争力強化

迅速な窓口対応: 住民からの問い合わせに対して、必要な情報をすぐに検索・提示できるようになり、待ち時間の短縮や対応品質の向上につながります。
災害に強いデータ管理体制: 電子化されたデータはバックアップが可能であり、災害による物理的な損傷リスクから重要な情報を保護し、業務継続性を高めます。
個人情報保護の強化: HOUSTRAGEのアクセス権限管理やアクセスログ管理機能により、個人情報漏えいリスクを低減し、より厳格な情報管理が実現します。

HOUSTRAGEの主な機能

「HOUSTRAGE」は、家屋物件に関する台帳情報、評価計算書、図面などを履歴も含めて一括管理できるファイリングシステムです。

検索: 条件を指定した物件の高速検索
参照: 台帳情報や評価計算書、図面などの参照・印刷
履歴: 所有者変更、用途変更、滅失などの登録管理
作成: 登録漏れ台帳の追加
アクセス権: 参照・更新権限管理、アクセスログ管理

「HOUSTRAGE」の詳細については、以下のリンクをご参照ください。
HOUSTRAGEの詳細

成功事例に学ぶ：埼玉県小鹿野町の挑戦

「HOUSCAN」の全国初の導入事例となったのが、埼玉県小鹿野町です。人口1万人弱ながら豊かな自然と文化を持つこの町は、自治体DX推進のモデルケースとなり得るでしょう。

導入の背景と課題

小鹿野町では、昭和20年代から紙の簿冊で家屋台帳を管理しており、業務効率と住民サービスの両面で多くの課題を抱えていました。固定資産税業務はシステム化が進む一方で、家屋台帳だけが電子化されておらず、情報連携は手入力に依存していました。これは、紛失リスクや電子・紙の二重管理による業務負荷を長期にわたり生じさせていました。

また、家屋台帳は100冊以上に分冊され、合併前の旧自治体の管理方式が混在していたため、検索性が極めて低い状態でした。台帳の取り寄せや閲覧に時間がかかり、所有者変更時の紙差し替えや目次修正、手書き添削の限界など、アナログ運用ならではの非効率が顕在化していました。窓口対応では、台帳検索に時間を取られ、住民の待ち時間が発生するなど、住民サービス品質にも影響を及ぼしていたのです。

交付金活用という賢い選択

こうした状況を受け、小鹿野町は家屋台帳の電子化を本格的に検討し、内閣府の「新しい地方経済・生活環境創生交付金（デジタル実装型TYPE1）」交付対象事業として「家屋（補充）台帳デジタル化構築事業」を採択させました。税務課業務に関する補助金制度が少ないと感じる中で、このような交付金を活用したことは、DX推進における重要な戦略と言えるでしょう。

「新しい地方経済・生活環境創生交付金（デジタル実装型TYPE1）」の概要と採択結果については、以下のリンクをご参照ください。
交付金概要

HOUSCAN×HOUSTRAGEへの期待

小鹿野町は、すでにエムタックの「HOUSAS」を活用しており、「HOUSCAN」と「HOUSTRAGE」を導入することで、家屋評価業務を一体的にデジタル連携させ、台帳情報をリアルタイムで更新・閲覧できる仕組みに大きな期待を寄せています。これにより、担当外の職員でもシステムで検索可能となり、窓口対応の迅速化や住民の待ち時間削減、相談体制の強化につながると考えられています。

小鹿野町の詳細情報については、以下のリンクをご参照ください。
小鹿野町公式サイト

スタートアップが学べること：DX推進のヒント

小鹿野町の事例は、他の自治体だけでなく、DX推進を検討するスタートアップ企業にとっても多くの示唆を与えます。

既存システムとの連携の重要性: 小鹿野町が「HOUSAS」の活用実績を背景に「HOUSCAN」と「HOUSTRAGE」を導入したように、既存の基幹システムとのスムーズな連携は、DX成功の鍵となります。新たなソリューション導入時は、既存インフラとの互換性や連携の容易さを重視することが重要です。
専門性の高いパートナーとの協業: 自社の強みだけでなく、ISSのような書類整理のノウハウやエムタックのような業務支援システムの専門性を持つパートナーと連携することで、より高度で信頼性の高いソリューションを提供できます。
外部資金の活用: DX推進には初期投資が必要となることが多いため、国や地方自治体の交付金、補助金制度を積極的に調査し、活用することは、プロジェクトを円滑に進める上で非常に有効な戦略です。

導入後のメリット・デメリット（考慮すべき点）

メリット

「HOUSCAN」と「HOUSTRAGE」の導入により、前述の通り、業務の生産性向上、コスト削減、住民サービスの向上といった多くのメリットが期待できます。特にデータの一元管理は、迅速な意思決定を可能にし、組織全体の競争力強化につながるでしょう。

デメリット（導入時に考慮すべき点）

一方で、DX導入には考慮すべき点も存在します。

初期導入コスト: システム導入やデータ電子化には、ある程度の初期費用がかかります。交付金などを活用し、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
データ移行の手間: 膨大な紙台帳の電子化とデータ移行には、時間と労力が伴います。ISSのような専門業者による効率的なスキャニングサービスを活用することで、この負担を軽減できます。
職員へのトレーニング: 新しいシステムを導入する際には、職員への操作トレーニングや業務フローの見直しが必要です。スムーズな移行のためには、十分な準備期間とサポート体制が不可欠です。

今後の展望とまとめ

NTT-ATエムタックは、今後も「HOUSCAN」ブランドのもと、ISSのような専門性の高いパートナー企業と連携し、自治体の家屋台帳電子化に関する多様な要望に応え、業務効率化に貢献していく方針です。また、自治体の基幹業務システム標準化対応や、「HOUSAS」の操作性・利便性向上を通じた家屋評価業務効率化、さらにはNTTグループ各社やパートナー企業と連携した幅広いDX支援にも取り組んでいくとのことです。

自治体DXは、住民サービスの向上、業務効率化、そして持続可能な地域社会の実現に向けた重要なステップです。埼玉県小鹿野町の事例は、このDX推進の具体的な成功例として、全国の自治体や関連企業にとって、大きなヒントとなるでしょう。