AIが企業固有の質問に答える！「PeopleX AI面談」で人事の悩みを解決し、生産性を飛躍的に向上させる秘訣

目次（content）

はじめに：人事の未来を拓く「PeopleX AI面談」の進化
こんなお悩みありませんか？人事と社員の共通課題
「PeopleX AI面談」が解決する３つの大きな課題
導入のメリット・デメリット：あなたの会社にフィットするか見極めよう
1. メリット
2. デメリット・考慮すべき点
スタートアップが「PeopleX AI面談」から学べること・活用術
まとめ：AIがもたらす、より人間らしい働き方へ

はじめに：人事の未来を拓く「PeopleX AI面談」の進化

社員の皆さんからの質問や問い合わせ、日々の面談対応に追われ、「もっと効率的に、でも温かく対応したい」と願う人事担当者の方は多いのではないでしょうか。そんな皆さんの悩みに寄り添う形で、株式会社PeopleXが提供する対話型AIサービス「PeopleX AI面談」が、また一歩進化を遂げました。

この度、AIに企業固有の情報を学習させ、その情報に基づいて質問に回答する機能が追加されました。これにより、まるで社内のベテラン担当者がいつでもそばにいるかのように、社員は疑問を解消できるようになります。さらに、シングルサインオン（SSO）と多要素認証（MFA）という強固なセキュリティ機能も加わり、安心して利用できる環境が整いました。

こんなお悩みありませんか？人事と社員の共通課題

企業が成長するにつれて、人事部門が抱える課題は増えていきます。

人事担当者の皆さまへ
- 社員からの問い合わせ対応に多くの時間を取られ、本来集中すべき戦略的な業務が進まない。
- 人事制度や社内ルールに関する質問が頻繁にあり、その都度同じ説明を繰り返している。
- 情報共有がうまくいかず、「どこに情報があるかわからない」という社員からの声が多い。
- 面談の実施やレポート作成に膨大な工数がかかっている。
社員の皆さまへ
- 知りたい情報が社内のどこにあるか分からず、探すのに時間がかかる。
- 簡単な質問でも、誰に聞けばいいか迷ってしまう。
- 忙しい上司や人事担当者に声をかけるのをためらってしまう。
- 自分のキャリアについて、気軽に相談できる相手がいない。

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、社員のエンゲージメントや満足度にも影響を与えかねません。さらに、機密性の高い人事情報を扱う上で、セキュリティへの不安も常に付きまといます。

「PeopleX AI面談」が解決する３つの大きな課題

「PeopleX AI面談」は、これらの課題を解決し、人事部門の生産性向上と社員の満足度向上を同時に実現します。

1. 企業固有の情報に即座に回答！社員の「困った」をなくす

新機能であるRAG（検索拡張生成）の仕組みにより、AIにあらかじめ貴社独自のマニュアル、製品情報、社内ルールといった情報を学習させることが可能になりました。これにより、AIは貴社の規程に沿って、社員からの質問や問い合わせに適切に回答します。

例えば、社員が「出張に必要な申請について教えてください」と質問すれば、AIは「出張を命じられた場合は、出張日の2週間前までに所定の出張申請書を所属長に提出してください」といった具体的な回答を即座に提供します。これにより、人事担当者の問い合わせ対応の負担が大幅に軽減され、社員は「どこに情報があるかわからない」というストレスから解放されます。結果として、情報探索にかかる時間が削減され、社員一人ひとりの生産性が向上し、組織全体のコスト削減にも貢献します。

2. 強固なセキュリティで安心の利用環境を提供

人事情報は非常に機密性が高く、その取り扱いには細心の注意が必要です。「PeopleX AI面談」では、セキュリティ強化のために以下の機能が追加されました。

シングルサインオン（SSO）：一度のログインで複数のサービスにアクセスできるため、ログインの手間が軽減され、アカウント管理が簡素化されます。これにより、強固なパスワード設定が促され、セキュリティレベルが向上します。
多要素認証（MFA）：ログイン時に、パスワードだけでなく専用アプリ（Google Authenticator、Microsoft Authenticatorなど）による認証を組み合わせることで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に低減します。

これらの機能により、より安全にサービスを利用できるようになり、企業の信頼性向上、ひいては競争力強化にも繋がるでしょう。

3. 時間と場所を選ばない新しい面談体験

「PeopleX AI面談」は、AIが上司役や人事担当者役となり、1on1やキャリア面談、評価面談など、多岐にわたる面談を実施できるサービスです。

AIとの対話であるため、社員は時間や場所を問わず、面談相手との日程調整なしに自身のペースで面談を進めることができます。これにより、多忙な社員でも気軽に相談できる環境が生まれ、エンゲージメントの向上に繋がります。

面談後は、録画データや文字起こしに加え、AIが自動でレポートを作成する機能も今後提供される予定です。これにより、主観やバイアスを排除した客観的で一貫性のあるレポートを活用し、より効果的な人材育成や評価が可能になるでしょう。

導入のメリット・デメリット：あなたの会社にフィットするか見極めよう

メリット

人事部門の業務効率化とコスト削減：社員からの問い合わせ対応や面談準備にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、人事担当者は戦略的な業務や社員との個別支援に注力できるようになり、人件費というコストの最適化にも繋がります。
社員の満足度向上と生産性向上：知りたい情報にいつでも即座にアクセスできるため、社員はストレスなく業務に集中できます。また、気軽にキャリア相談ができる環境は、主体的な成長を促し、社員のエンゲージメントと生産性を高めます。
情報セキュリティの強化と企業信頼度の向上：SSOやMFAの導入により、機密性の高い人事情報の安全性が確保され、企業としての信頼性が向上します。
客観的データに基づく人材育成・評価：将来的に提供されるAI自動レポート機能は、面談内容を客観的に分析し、公平で一貫性のある評価や育成計画に役立てることができるでしょう。

デメリット・考慮すべき点

初期導入コストとデータ学習の手間：サービス導入には初期費用がかかり、企業固有の情報をAIに学習させるための準備期間や工数が必要です。しかし、長期的な視点で見れば、これらの投資は業務効率化とコスト削減に繋がるでしょう。
複雑な感情を伴う相談への限界：AIは大量の情報に基づいて論理的な回答を生成することに優れていますが、社員が抱える複雑な感情やデリケートな相談に対しては、人間のような共感的な対応が難しい場合があります。このため、AIと人間のハイブリッドな対応体制を検討することが重要です。
社員がAIとの対話に慣れるまでの期間：新しいシステムへの適応には時間がかかることがあります。社員がAIとの対話に慣れ、積極的に活用できるよう、導入後のサポートや啓発活動が求められます。
レポート機能は後日提供予定：面談レポートの自動作成機能は現時点では提供されておらず、今後のアップデートで利用可能となる予定です。

スタートアップが「PeopleX AI面談」から学べること・活用術

限られたリソースで急成長を目指すスタートアップにとって、「PeopleX AI面談」は非常に有効なツールとなり得ます。

リソース不足の解消：少人数の人事チームでも、AIが社員からの基本的な問い合わせや面談に対応することで、コア業務に集中できる環境を構築できます。
採用・オンボーディングの一貫性：入社時のオリエンテーションやオンボーディングで、AIが企業文化、制度、業務プロセスに関する一貫した情報を提供することで、新入社員の早期立ち上がりをサポートします。
社員エンゲージメントの早期構築：社員がいつでも気軽に相談できるAIの存在は、心理的安全性を高め、エンゲージメントの向上に繋がります。
スケーラブルな人事体制の基盤：事業拡大に伴う社員数の増加にも、AIが対応することで、人事体制を迅速かつ効率的にスケールさせることが可能です。外注費削減にも繋がり、競争力強化の大きな一助となるでしょう。