freee IT管理の新機能「まほう備品棚卸し」で、備品管理の悩みを解決！スマホで効率化、コスト削減も夢じゃない

ソフトウェア＆サービス

2025.12.24

目次（content）

はじめに：備品管理の「困った」を解決する新機能が登場！
あなたの会社も抱えていませんか？備品管理のリアルな悩み
「まほう備品棚卸し」が叶える、スマートな備品管理
導入後の未来：生産性向上とコスト削減の具体的なメリット
導入を検討する前に知っておきたいこと：メリットと潜在的な課題
1. メリットの再確認
2. 導入初期の準備と潜在的な課題
スタートアップ企業が「まほう備品棚卸し」から学ぶべきこと
まとめ：備品管理を「魔法」のように変える一歩を踏み出そう
1. 関連情報

はじめに：備品管理の「困った」を解決する新機能が登場！

会社の成長とともに増え続ける備品。「どこに何があるか分からない」「棚卸し作業に膨大な時間がかかる」といった悩みを抱えている情報システム担当者や総務担当者の方は少なくないでしょう。そんな皆さんの救世主となるかもしれない新機能が、freee IT管理から登場しました。その名も「まほう備品棚卸し」。

スマートフォンを使って、まるで魔法のように備品棚卸しを効率化するこのサービスは、日々の業務に追われる担当者の皆さんにとって、きっと大きな助けとなるはずです。

あなたの会社も抱えていませんか？備品管理のリアルな悩み

企業が成長するにつれて、オフィス内で管理する備品の数は増え続けます。パソコン、モニター、ソフトウェアライセンス、オフィス家具など、その種類も多岐にわたるでしょう。これらの備品を適切に管理することは、コスト削減だけでなく、コンプライアンス遵守の観点からも非常に重要です。

しかし、従来の棚卸し作業は、紙のリストや表計算ツールを使った手作業が中心でした。これがどれほど大変な作業か、経験者なら身に染みてわかるはずです。

膨大な時間と労力: 一つひとつの備品を確認し、リストと照合する作業は、時間と人手を大量に消費します。
ヒューマンエラーのリスク: 手作業ゆえに、入力ミスや見落としが発生しやすく、データの正確性が損なわれることがあります。
過去データの活用不足: 過去の棚卸し状況や備品の所在、状態確認に時間がかかり、資産の増減や移動履歴を正確に把握することが困難でした。

これらの課題は、情報システム担当者や総務担当者の皆さんにとって、大きな負担となり、本来注力すべき業務から時間を奪っていました。

「まほう備品棚卸し」が叶える、スマートな備品管理

今回提供が開始された「まほう備品棚卸し」は、これらの悩みを解決するために開発されました。その最大の特長は、スマートフォンを活用して棚卸し作業を劇的に効率化できる点です。

具体的には、以下のメリットが期待できます。

スマートフォンで簡単スキャン: 棚卸し対象の備品に貼られたQRコードやバーコードをスマートフォンで読み取るだけで、瞬時に情報を記録できます。特別な機器は不要で、手軽に作業を開始できます。
作業の効率化と進捗の可視化: スキャンした情報はリアルタイムで保存され、過去の棚卸し結果と比較しながら、全体の進捗状況を視覚的に確認できます。これにより、どこまで作業が進んでいるか、どこに未確認の備品があるかが一目瞭然になります。
正確なデータ管理: 備品の増減や移動履歴を的確に把握できるようになり、資産台帳の正確性を高めることができます。これにより、固定資産の管理もよりスムーズになるでしょう。

将来的には、freee固定資産との連携も予定されており、固定資産と備品を一元管理することで、さらに効率的な備品管理が実現されると期待されます。

導入後の未来：生産性向上とコスト削減の具体的なメリット

「まほう備品棚卸し」を導入することで、企業はどのような恩恵を受けられるのでしょうか。具体的なメリットをいくつかご紹介します。

生産性の向上

手作業による棚卸し作業にかかっていた時間を大幅に短縮できます。これにより、情報システム担当者や総務担当者は、本来の専門業務や戦略的な業務に集中できるようになり、部署全体の生産性向上に貢献します。

コスト削減

棚卸し作業にかかる人件費や、紙媒体での管理にかかる印刷費などを削減できます。また、備品の紛失や無駄な購入を防ぐことで、長期的な視点でのコスト削減にもつながります。正確な資産管理は、適切な保険加入や税務処理にも役立ち、予期せぬ出費を抑えることにも貢献するでしょう。

コンプライアンス強化とリスク軽減

備品の所在や状態が常に正確に把握できるようになるため、情報漏洩のリスクがあるデバイスの管理も徹底できます。これにより、企業のコンプライアンス体制が強化され、監査対応もスムーズになります。また、災害時などの緊急事態においても、迅速な資産状況の把握が可能になります。

情報システム担当者の負担軽減

「freee IT管理」は、SaaS/デバイスの一元管理ツールとして、入退社時のアカウント発行・削除の自動化、デバイス台帳管理、シャドーIT検知までを網羅しています。今回の「まほう備品棚卸し」の追加により、さらに情報システム部の業務負担を軽減し、本来取り組むべき戦略的な業務に集中できる環境を提供します。

導入を検討する前に知っておきたいこと：メリットと潜在的な課題

メリットの再確認

効率化: スマートフォンで手軽に棚卸し作業が可能になり、時間と労力を大幅に削減。
可視化: 進捗状況や過去のデータ比較が容易になり、管理状況を「見える化」。
正確性: ヒューマンエラーを減らし、備品データの信頼性を向上。
コスト削減: 人件費や管理コストの削減、無駄な備品購入の抑制。
コンプライアンス: 適切な資産管理により、企業としてのリスクを軽減。

導入初期の準備と潜在的な課題

新しいシステムを導入する際には、いくつかの準備が必要になります。

QR/バーコードの準備: 全ての備品にQRコードやバーコードを付与する初期作業が必要です。これは、備品の数によっては多少の労力を要するかもしれません。
従業員への周知と教育: 新しい棚卸し方法について、関係者への周知と簡単な操作説明が必要になるでしょう。

しかし、これらの初期投資は、長期的に見れば生産性向上やコスト削減という形で回収される可能性が高いです。一度仕組みを構築すれば、その後の運用は格段に楽になることが期待されます。

スタートアップ企業が「まほう備品棚卸し」から学ぶべきこと

スタートアップ企業にとって、限られたリソースの中で効率的に事業を運営することは非常に重要です。備品管理のようなバックオフィス業務は、ついつい後回しにされがちですが、成長フェーズに入るとその重要性は増していきます。

「まほう備品棚卸し」のようなITツールを初期段階から導入することで、以下のような恩恵が得られます。

スケーラビリティの確保: 従業員や備品が増えても、効率的な管理体制を早期に構築できるため、将来的な拡大に対応しやすくなります。
少人数での効率運営: 少ない人数で多くの業務をこなす必要があるスタートアップにとって、自動化・効率化ツールは必須です。棚卸し作業にかかる時間を削減し、コア業務に集中できる環境を整えられます。
正確な資産把握: 投資家や提携企業からの信頼を得る上でも、正確な資産管理は不可欠です。透明性の高い管理体制は、企業の成長を後押しするでしょう。